Kurzanleitung HPM App V1.4

1. Installation und Update

1.1. Anmeldung
1.2. Berechtigungen zustimmen
2. Zeiterfassung
2.1. Arbeitszeit erfassen
2.2. Fahrtzeit erfassen
2.3. Nacherfassung
2.4. Sonderfall: Urlaub, Krankheit, Schule
2.5. Entwurf bearbeiten
3. Stunden-Historie

4. Optionale Funktionen
4.1. Umkreis
4.2. Fahrtzeit
4.3. Mitarbeiter
5. Meldungen in der App
5.1. Umkreis verlassen
5.2. Einhaltung der Pausenzeiten
5.3. Arbeitszeit über 12 Stunden
5.4. Keine Baustelle gewählt
6. Schlusswort

1. Installation und Update

Die HPM-App kann ausschließlich auf Firmen-Smartphones genutzt werden und steht nicht im öffentlichen PlayStore (Android) oder AppStore (Apple) zum Download zur Verfügung.

Die App wird automatisiert über das Mobile Device Management "Unternehmensportal" (Intunes) auf dem Unternehmens-Smartphone installiert und wird sich auf dieselbe Weise automatisiert aktualisieren, sofern dieses sich im WLAN befindet.

Bei Fragen zur Installation wenden Sie sich bitte an den IT-Support:
E-Mail: support@handwerksgruppe.de
Tel.: +49 40 3038 32 333

1.1. Anmeldung

Nach dem ersten Start der HPM-App ist die blaue Schaltfläche "Anmelden" zu betätigen.

Anschließend sind die persönlichen Windows-Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) einzugeben. Die App merkt sich diese Zugangsdaten so lange, bis man sich wieder abmeldet.

1.2. Berechtigungen zustimmen

Nach der Installation der aktuellen App Version 1.4 muss der Nutzer der App erlauben, dass diese auf den Gerätestandort sowie die Funktion "körperliche Aktivität" zugreifen darf.

Diese Zustimmungen werden direkt in der App im Vorfeld der ersten neuen Zeiterfassung abgefragt:
Die Nutzung des Gerätestandarts ist dabei zwingend auf "Bei Nutzung der App" bzw. auf "Immer zulassen" zu setzen.
Die Nutzung der Funktion "Körperliche Aktivität" muss zugelassen werden.

Abweichende Einstellungen können dazu führen dazu, dass keine Zeiterfassung möglich ist, bzw. zumindest die Sortierung der Baustellenliste nicht nach Entfernung vorgenommen werden kann.
Wichtig: Die Abfrage des Standorts wird lediglich zur Ausführung bestimmter Funktionen lokal auf ihrem Smartphone in der App benötigt - es werden keinerlei Standort-Daten von dort an die HPM oder andere Server übertragen!

2. Zeiterfassung

Die Zeiterfassung soll so einfach und schnell wie möglich erfolgen.

2.1. Arbeitszeit erfassen

Zum Starten der automatischen Zeiterfassung ("Stempeln") muss die "Play"-Schaltfläche angetippt werden. Die Zeiterfassung startet dann unmittelbar mit der Auswahl der Baustelle.

Sollte Ihre Baustelle nicht zur Auswahl angezeigt werden, wählen Sie zunächst die Schaltfläche "Ihre Baustelle wird nicht angezeigt?" und klären Sie den Sachverhalt mit Ihrem Büro.

Um später eine Pause zu beginnen, tippen Sie die grüne Pause-Schaltfläche an. Um die Pause wieder zu beenden, muss erneut die grüne Play-Schaltfläche angetippt werden.

Zum Beenden einer Arbeitszeit tippen Sie auf die "Stop"-Schaltfläche. Anschließend wird eine Übersicht der gerade erfassten Arbeitszeit angezeigt, die Sie hier direkt über die Schaltfläche "Jetzt absenden" ans Büro senden können.

2.2. Fahrtzeit erfassen

Zum Starten einer Fahrtzeit muss ebenfalls zunächst die "Play"-Schaltfläche angetippt werden. Anschließend wechseln Sie am oberen Bildrand von "Arbeitszeit" zu "Fahrtzeit" und tippen dort auf die Schaltfläche "Fahrtzeit jetzt beginnen".

Zum Beenden der Fahrtzeit muss zunächst die "Stop"-Schaltfläche angetippt und anschließend noch die Baustelle ausgewählt werden. Auch hier besteht die Möglichkeit die Schaltfläche "Ihre Baustelle wird nicht angezeigt?" auszuwählen, sofern Ihre Baustelle in der aktuellen Auswahl nicht erscheint.

Anschließend wird eine Übersicht der gerade erfassten Fahrtzeit angezeigt. Über die Schaltläche "Weiter mit Arbeitszeit" wird direkt und nahtlos die Erfassung der Arbeitszeit auf der eben ausgewählten Baustelle gestartet.

2.3. Nacherfassung

Alternativ zum zeitechten "Stempeln" können Arbeits- und Fahrtzeiten auch nachträglich erfasst werden.

Eine Nacherfassung wird über die "+"-Schaltfläche am oberen rechten Bildschirmrand durchgeführt. Anschließend sind folgende Angaben notwendig:

Sobald alle notwendigen Eingaben getätigt wurden, wird am unteren Bildschrimrand die Schaltfläche "Senden" angezeigt.

2.4. Sonderfall: Urlaub, Krankheit, Schule

Zusätzlich zu Fahrt- und Arbeitszeiten können über die Nacherfassung auch Urlaubs- und Krankheitstage sowie Berufsschule erfasst werden.

Hierfür ist im Abscnitt "Lohnart" die entsprechende Auswahl zu treffen. Anschließend müssen nur noch der entsprechende Zeitraum über die Kalenderauswahl getroffen werden.

Sobald diese Eingaben getätigt wurden, wird am unteren Bildschrimrand die Schaltfläche "Senden" angezeigt.

2.5. Entwurf bearbeiten

Grundsätzlich sollten erfasste Zeiten direkt und ohne Verzögerung ans Büro gesendet werden. Sollte dies aus bestimmten Gründen nicht möglich sein, z.B. weil es Probleme mit dem Internet gibt oder Details der Zeiterfassung zunächst mit dem Büro geklärt werden müssen, kann die Zeiterfassung lokal als Entwurf gespeichert werden.

Eine Liste der nicht gesendeten Entwürfe wird in diesem Fall direkt auf dem Startbildschirm der HPM-App angezeigt. Durch Antippen eines Entwurfs können Sie alle Details dieses Entwurfs nachträglich korrigieren - solange dieser nicht gesendet wurde.

Werden Entwürfe vor dem Senden bearbeitet, wird dies als Status an den entsprechenden Entwurf gespeichert, so dass dies im Büro nachvollzogen werden kann.
Ausnahme: Sofern bei einer Zeiterfassung zunächst keine Baustelle ausgewählt werden konnte und stattdessen die entsprechende Schaltfläche betätigt wurde, kann in dem Entwurf nun noch eine Baustelle hinzugefügt werden, ohne dass dies als Änderung registriert wird.

Das Absenden eines Entwurfs kann direkt aus der Bearbeiten-Ansicht über die entsprechende Schaltfläche am unteren Bildschirmrand erfolgen, als auch über die "Senden"-Schaltfläche direkt am unteren Rand eines Entwurfs auf der Startseite der HPM-App.

3. Stunden-Historie

Um eine Historie aller ihrer über die HPM-App erfassten und bereits gesendeten Zeiten zu erhalten, wechseln sie auf den Stunden-Tab in der HPM-App und geben den gewünschten Zeitraum an.

In der Stunden-Historie erhalten Sie Informationen über den Status ihrer Stunden (abgesendet oder freigeben). Ebenso wird ihnen eine Meldung angezeigt, falls das Büro Änderungen an ihren Einträgen vorgenommen hat.

4. Optionale Funktionen

Jede Firma kann individuell entscheiden, ob ihre Mitarbeiter die folgenden Funktionen nutzen oder nicht.

4.1. Umkreis

Mitarbeiter, für die die Umkreis-Funktion hinterlegt wurde, können Ihre Arbeitszeiten nur innerhalb eines definierten Umkreises (zumeist 250m) der jeweiligen Baustelle "stempeln.

So sind beim Start einer Zeiterfassung nur die Baustellen in der Liste zu sehen, in deren Umkreis sich der Mitarbeiter gerade befindet. Wird eine Baustelle hier nicht angezeigt, sind Sie evtl. noch nicht nah genug dran.

Sollte der definierte Umkreis der Baustelle während einer laufenden Zeiterfassung verlassen werden, wird dem Mitarbeiter in der App eine entsprechende Hinweis-Meldung angezeigt.

4.2. Fahrtzeit

Mitarbeiter, für die die Fahrtzeit-Funktion hinterlegt wurde, sollen in ihrer Zeiterfassung zwischen Fahrtzeit - üblicherweise der Weg zwischen Arbeitsstätte und Baustelle - und Arbeitszeit - also der eigentlichen Tätigkeit auf der Baustelle - unterscheiden.

Umgekehrt haben Mitarbeiter, für die diese Funktion nicht hinterlegt wurde, nur die Möglichkeit, Arbeitszeit zu erfassen.

4.3. Mitarbeiter

Einzelnen Mitarbeitern - z.B. Vorarbeitern - kann die Berechtigung erteilt werden, nicht nur für sich selbst sondern auch für andere Mitarbeiter ihres Trupps Zeiten zu erfassen.

Hierfür wird in der Nacherfassung der Abschnitt "Mitarbeiter" angezeigt, in dem ausgewählt werden kann, für welchen oder welche Mitarbeiter dieser Eintrag erfasst wird.

5. Meldungen in der App

Folgende Meldungen könnten in der HPM-App angezeigt werden:

5.1. Umkreis verlassen

Mitarbeiter, für die die Umkreis-Funktion hinterlegt wurde, sind aufgefordert, Ihre Arbeitszeiten nur im Umkreis der jeweiligen Baustelle zu stempeln.

Sofern diese Mitarbeiter während einer laufenden Zeiterfassung den Umkreis der ausgewählten Baustelle verlassen, wird die App hierauf als Push-Nachricht aufmerksam machen.

Innerhalb der App wird zusätzlich ein entsprechender Hinweis angezeigt, in dem der Mitarbeiter dann entscheiden kann, ob er die laufende Zeiterfassung rückwirkend zum Zeitpunkt des Verlassens der Baustelle beendet, oder zu diesem Zeitpunkt eine Pause begonnen hat.

Alternativ kann die Zeiterfassung auch fortgesetzt werden, in diesem Fall wird dies aber als Status an der laufenden Zeiterfassung gespeichert, so dass dies im Büro nachvollzogen werden kann.

5.2. Einhaltung der Pausenzeiten

Die HPM-App weist sie auf die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten hin.

Sofern Sie bereits mehr als 6 bzw. 9 Stunden Arbeitszeit erfasst haben, aber gleichzeitig bisher weniger als 30 bzw. 45 Minuten Pause erfasst haben, werden Sie über eine Push-Mitteilung am Smartphone und per Meldung in der App darauf hingewiesen.

5.3. Arbeitszeit über 12 Stunden

Die HPM-App weist sie auf die gesetzlich vorgeschriebene maximale Arbeitszeit von 12 Stunden hin.

Sofern Sie bereits mehr als 12 Stunden Arbeitszeit erfasst haben, werden Sie über eine Push-Mitteilung am Smartphone und per Meldung in der App darauf hingewiesen.

5.4. Keine Baustelle gewählt

Sofern Sie nach dem Start einer neuen Zeiterfassung nicht direkt die richtige Baustelle auswählen konnten, weil diese nicht in der Liste angezeigt wurde, können Sie dies durch Auswahl der Schaltfläche "Ihre Baustelle wird nicht angezeigt?" später nachholen.

Damit dies nicht vergessen wird, wird Ihnen bis zum Absenden dieses Zeiteintrags an relevanten Stellen der App der Hinweis angezeigt, dass an diesem Eintrag noch keine Baustelle hinterlegt wurde.

Sie haben vor dem Absenden dieses Eintrags jederzeit die Möglichkeit, die fehlende Baustelle zu ergänzen. Sollte die richtige Baustelle bis zum Absenden noch immer nicht verfügbar sein, können Sie Ihren Zeiteintrag in diesem Fall auch ohne Baustelle absenden - die Baustelle wird dann im Büro nachgetragen.

6. Schlusswort

Das Digitale Handbuch der HPM-App wird Versionsabhängig um die neuesten Funktionen ergänzt.

Für Fragen und Probleme steht Ihnen der IT Support der HPM zur Seite.

Ansprechpartner:

HPM Support
E-Mail: support@handwerksgruppe.de
Mobil: +49 40 3038 32 333