Kurzanleitung HPM Web App V1.5

1. Aufruf der Web App

1.1. Anmeldung
2. Erfassen
2.1. Übersicht erfasster Stunden
2.2. Eigene Arbeitszeiten erfassen
3. Freigabe
3.1. Ansichten "Alle" und "Tag"
3.2. Ansicht "Woche"
3.3. Einträge in der Übersicht filtern
3.4. Hinweise und Warnungen
3.5. Einträge ändern, ergänzen oder löschen
3.6. Freigabe der Einträge
4. Schlusswort

1. Aufruf der Web App

Die Webversion der HPM-App ist unter folgenden Link zu erreichen:

https:\\app.handwerksgruppe.de

1.1. Anmeldung

Nach dem Start der HPM-App ist die blaue Schaltfläche "Anmelden" zu betätigen.

Anschließend sind die persönlichen Windows-Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) einzugeben. Die App merkt sich diese Zugangsdaten so lange, bis man sich manuell wieder abmeldet oder die aktuelle Sitzung automatisch nach 24 Stunden beendet wird.

2. Erfassen

Jeder Nutzer der mobilen Zeiterfassung hat auch die Berechtigung, die Web-Variante zu nutzen.
Nach der Anmeldung wird dem Nutzer in diesem Fall die Seite "Erfassen" als einzige Ansicht der Web App präsentiert.

2.1. Übersicht erfasster Stunden

In der "Erfassen"-Ansicht sieht der Nutzer seine eigenen erfassten Arbeitszeiten analog zur "Stunden"-Ansicht in der mobilen App.

Über die Datumsauswahl kann der Nutzer dabei auswählen, welche Einträge er einsehen will.

2.2. Eigene Arbeitszeiten erfassen

Über die "+" Schaltfläche unten rechts kann der Nutzer eine weitere Nacherfassung vornehmen:
Analog zur mobilen App müssen auch hier Lohnart, Projekt, Datum sowie die Arbeitszeit samt Pausen erfasst werden.
Über die Schaltfläche "Senden" wird dieser Eintrag dann an das Büro übermittelt.

3. Freigabe

Nutzer mit der Berechtigung zur Freigabe von Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter sehen in der Web App nach der Anmeldung neben der "Erfassen"-Ansicht auch die "Freigabe"-Ansicht, welche diesen Nutzern standardmäßig zuerst angezeigt wird.

In der "Freigabe"-Ansicht werden dem Nutzer alle erfassten Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter präsentiert. Diese können hier kontrolliert, ggf. nachbearbeitet, ergänzt oder gelöscht, sowie schließlich freigegeben werden.

Innerhalb der Freigabe können dazu 3 unterschiedliche Ansichten angezeigt werden:

In allen Ansichten besteht die Möglichkeit, den Mauszeiger über einzelne Daten der dargestellten Liste zu bewegen, um ohne weitere Mausklicks detaillierte Informationen zu diesen Daten zu erhalten.



Zudem können alle Listen vielfältig gefiltert werden, wodurch diese übersichtlicher werden (siehe Kapitel 3.3).



In den Listen werden direkt Hinweise und Warnungen angezeigt, sofern einzelne Einträge besondere Aufmerksamkeit benötigen (siehe Kapitel 3.4).



Schließlich können über alle Ansichten einzelne Einträge bearbeitet, gelöscht, sowie freigegeben werden, wodurch diese an die Lohnbuchaltung übergeben werden (siehe Kapitel 3.5 und 3.6).

3.1. Ansicht "Alle" und "Tag"

Die Ansichten "Alle" und "Tag" sind nahezu identisch, nur dass in "Alle" ein frei wählbarer Zeitraum ausgewählt werden kann - üblicherweise der aktuelle Monat - wohingegen in "Tag" nur ein einzelner Tag dargestellt wird.

Angezeigt werden in beiden Fälle alle erfassten Arbeitszeiten sortiert nach deren Beginn für den Ausgwählten Zeitraum.



Alle angezeigten Einträge werden in chronologischer Reihenfolge ihres Beginns angezeigt - die älteste oben, die jüngsten unten.

Hinweis: Sofern ein Mitarbeiter mehrere Einträge an einem Tag erzeugt hat, stehen diese aufgrund dieser Sortierung also nicht zwingend direkt untereinander. Um so eine Übersicht zu bekommen, sollte zusätzlich der Mitarbeiter-Filter genutzt werden (siehe Kapitel 3.3).

Bewegt der Nutzer den Mauszeiger über die Spalten Mitarbeiter, Dauer, Baustelle, sowie das Hinweis-Icon der Spalte Info werden ihm zusätzliche Informationen in einem kleinen Zusatzfenster direkt am Eintrag angezeigt.

In der Spalte "Status" kann über die entsprechende Schaltfläche ein einzelner Eintrag freigegeben werden. Anschließend wird statt der Schaltfläche hier der Status "Freigegeben" in grün angezeigt.
Solange ein Eintrag noch nicht freigegeben wurde, kann man ihn an dieser Stelle über den kleinen Bleistift entweder korrigieren, sofern Arbeitszeiten, Pausenzeiten oder das Projekt nicht korrekt gesetzt wurden, oder auch komplett löschen.

3.2. Ansichten "Woche"

Die Ansicht "Woche" zeigt die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter einer auszuwählenden Kalenderwoche an.

Sortiert ist diese Liste zunächst nach dem Nachnamen der Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter wird zunächst als einzelne Zeile in der Liste angezeigt, wobei pro Wochentag die Summe der jeweils erstellten Einträge angezeigt wird.

Um hier weitere Details zu bekommen, kann über den kleinen Pfeil ganz rechts jeder Mitarbeiter aufgeklappt werden, so dass nun auch Informationen über das jeweilige Projekt angezeigt werden.



Alle angezeigten Einträge werden in chronologischer Reihenfolge ihres Beginns angezeigt - die älteste oben, die jüngsten unten.

Hinweis: Sofern ein Mitarbeiter mehrere Einträge an einem Tag auf das gleiche Projekt gebucht hat, werden diese in der Ansicht "Woche" in einer Zeile zusammengefasst.

Bewegt der Nutzer den Mauszeiger über den Namen des Mitarbeiters, das Projekt, die Dauer eines Projekts, oder das Hinweis-Icon (neben der Dauer), werden ihm zusätzliche Informationen in einem kleinen Zusatzfenster direkt am Eintrag angezeigt.

Die Schriftfarbe der einzelnen Einträge zeigt deren Status an: Solange ein Eintrag noch nicht freigegeben wurde (dieser also in blauer Schriftfarbe angezeigt wird), kann man ihn an dieser Stelle anklicken, um ihn zu zu korrigieren, falls Arbeitszeiten, Pausenzeiten oder das Projekt nicht korrekt gesetzt wurden, oder um ihn komplett zu löschen.

3.3. Einträge in der Übersicht filtern

Neben der Auswahl des Betrachtungszeitraums können weitere Filter gesetzt werden:



Alle gesetzten Filter werden je Ansicht für die Dauer einer Sitzung gespeichert, so dass auch bei einem Wechsel zwischen den Ansichten (z.B. "Woche" und "Tag") bei der Rückkehr zur ursprünglichen Ansicht die dort zuvor gesetzten Filter weiterhin angewendet werden.

Durch Anklicken der "X"-Schaltfläche rechts an der Filter-Leiste werden alle gesetzten Filter zurückgesetzt - nur der ausgewählte Zeitraum bleibt erhalten.

3.4. Hinweise und Warnungen

In allen 3 Ansichten werden direkt an den einzelnen Einträgen - und in der Ansicht "Woche" auch in der Zusammenfassung - rote Hinweis-Icons angezeigt, sofern der entsprechende Eintrag besondere Aufmerksamkeit bedarf.
Folgende Hinweise sind möglich:

Dem zugehörigen Mitarbeiter wurde noch keine CSS-Mitarbeiternummer zugewiesen. Eine Freigabe seiner Arbeitszeiten samt Übergabe an LoLiTra ist daher momentan noch nicht möglich.
Bei diesem Eintrag wurde noch kein Projekt ausgewählt - dieses sollte vom Büro ergänzt werden.
Nur in der Ansicht "Woche":
Die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten wurden unterschritten.
Der Mitarbeiter hat die Baustelle während der laufenden Arbeitszeit verlassen.

Sollten mehrere Hinweise gleichzeitig für einen Eintrag vorliegen, wird an dieser Stelle ein allgemeines Info-i anstelle der o.g. Icons angezeigt.

Bewegt der Nutzer den Mauszeiger über die einzelnen Hinweis-Icons (einschl. des allgemeinen Info-i's) wird ihm in einem kleinen Zusatzfenster die detaillierte Info in Textform angezeigt.

Eine Besonderheit gibt es in den Ansichten "Alle" und "Tag":
Hier wird in der Spalte "Info" immer ein blauer Hinweis "A" oder "M" angezeigt: Jeder Eintrag kann einen von 4 möglichen Status aufweisen:

3.5. Einträge ändern, ergänzen oder löschen

Falsche oder unvollständige Einträge können korrigiert oder sogar gelöscht werden, solange sie nicht freigegeben wurden.
In der Ansicht "Alle" bzw. "Tag" kann zu diesem Zweck jeweils ganz rechts am Eintrag durch Anklicken des Bleistift-Icons die Detailansicht des entsprechenden Eintrags aufgerufen werden.
In der Ansicht "Woche" wird diese Detailansicht direkt durch Anklicken des entsprechenden Zeiteintrags aufgerufen, solange dieser noch nicht freigegeben und die Schriftfarbe daher noch blau ist.


In dieser Ansicht können Projekte sowie Arbeits- und/oder Pausenzeiten korrigiert werden. Nach Durchführung der Korrekturen kann der entsprechende Eintrag über die "Freigeben"-Schaltfläche unten rechts dann direkt an LoLiTra übergeben werden.

Sollte der Eintrag komplett falsch sein, kann dieser auch ohne weitere Korrekturen über das kleine Mülleimer-Icon neben der "Freigeben"-Schaltfläche unten gelöscht werden.

Sofern Einträge komplett fehlen, kann der Nutzer diese über die "+"-Schaltfläche unten rechts stellvertretend für den Mitarbeiter anlegen. Dabei wird ebenfalls die Detailansicht eines leeren Eintrags angezeigt, in der der Nutzer zunächst den entsprechenden Mitarbeiter auswählt, für den dieser Eintrag erstellt wird. Anschließend müssen auch hier Lohnart, Datum, das Projekt, sowie die entsprechenden Arbeits- und Pausenzeiten erfasst werden. Abweichend zur Änderung eines Eintrags wird dieser neu erstellte zunächst über die "Senden"-Schaltfläche gespeichert, so dass er zusammen mit anderen Einträgen in der Übersicht zusammengefasst angezeigt werden kann, bevor er freigegeben wird.

Sowohl die Korrektur als auch die Neuanlage von Einträgen kann in der Detailansicht rechts oben über das "X" ohne Speicherung abgebrochen werden.

3.6. Freigabe der Einträge

Die Freigabe der Arbeitszeiten durch Führungskräfte oder Büromitarbeiter dient der Kontrolle, dass die vom Mitarbeiter erfassten Daten, die an die Lohnbuchhaltung übermittelt werden, auch tatsächlich korrekt sind. Entsprechend sorgfältig sollte diese Freigabe durchgeführt werden.

In den Ansichten "Alle" und "Tag" können dabei - ggf. unter Zuhilfename des Mitarbeiter-Filters diese Kontrollen ebenso durchgeführt werden, wie in der Ansicht "Woche". Allerdings können in den Ansichten "Alle" und "Tag" die Einträge jeweils einzeln über die jeweilige Schaltfläche rechts freigegeben werden, wohingegen eine Einzelfreigabe in der Ansicht "Woche" nur aus der Detailansicht heraus möglich ist.

Ein in der Praxis gängiger Weg ist es - in allen drei Ansichten - die jeweils gerade kontrollierten Einträge links abzuhaken um diese anschließend als Sammel-Freigabe mit einem Mausklick freizugeben:


Durch das Abhaken mindestens eines Eintrags wird unten eine zusätzliche Schaltfläche "Alle Freigeben" sichtbar, mit der dann alle Einträge gleichzeitig an Lolitra übertragen werden, welche jeweils links mit einem Häkchen versehen sind. Nach Durchführung dieser Sammel-Freigabe werden die Häkchen wieder entfernt, die Schaltfläche "Alle freigeben" ist dadurch nicht mehr sichtbar.

4. Schlusswort

Das Digitale Handbuch der HPM-App wird Versionsabhängig um die neuesten Funktionen ergänzt.

Für Fragen und Probleme steht Ihnen der IT Support der HPM zur Seite.

Ansprechpartner:

HPM Support
E-Mail: support@handwerksgruppe.de
Mobil: +49 40 3038 32 333